Change Management คืออะไร องค์กรเราต้องทำแล้วหรือยัง

กด Like ติดตามสาระน่ารู้ใหม่ๆ ได้ก่อนใคร

“โลกเปลี่ยนแปลงทุกวัน และเปลี่ยนเร็วขึ้นเรื่อยๆ องค์กรของเราพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ และเราจะบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง “Change Management” ได้อย่างไร?“

ผู้บริหารผู้มากด้วยวิสัยทัศน์มักจะเริ่มบทสนทนาด้วยว่า “องค์กรของเราถึงเวลาต้องเปลี่ยนแปลงแล้ว” คำถามเกิดขึ้นแน่นอน คือ “ต้องเปลี่ยนอะไร ธุรกิจหรอ? ก็ไม่น่าจะใช่ คนหรอ? หรือว่าจะใช่?“

คำว่า Change Management กล่าวคือ การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง รวมไปถึง การวางแผน การวางระบบงาน การปรับเปลี่ยนโครงสร้างด้านต่างๆ ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ซึ่งทุกครั้งที่เปลี่ยนจะส่งผลกระทบต่อตัวพนักงานและองค์กร ดังนั้นสิ่งสำคัญที่เราต้องรู้ก็คือเราจะเปลี่ยนอะไรและเปลี่ยนด้วยวิธีไหนถึงจะดีที่สุด

“เปลี่ยนอะไร?“

ถ้าโจทย์มาถึงฝ่ายบุคคลแล้ว ส่วนใหญ่คือโจทย์ที่ว่าด้วยการเปลี่ยนทางพฤติกรรม (Behavior) ของพนักงาน เพื่อให้สามารถขับเคลื่อนไปกับธุรกิจนั่นเอง เพราะภาพของการจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management) ได้ถูกขับเคลื่อนทางธุรกิจมาจากฝ่ายอื่นๆ แล้วเช่นกัน

“เปลี่ยนอย่างไร?“

แล้วจะเริ่มอย่างไร ในฐานะฝ่ายบุคคล อาจเริ่มจากเข้าดูการเปลี่ยนแปลง ณ ปัจจุบันว่า องค์กรของเรากำลังจะเปลี่ยนไปเป็นอะไร ทำอะไร มี Vision & Mission รวมถึง Culture แบบไหน ลองเขียนหรือสรุปภาพในปัจจุบัน รวมถึงจุดมุ่งหมายที่องค์กรของเราจะไป แล้วนำมาวิเคราะห์ตามหัวข้อดังนี้

โครงสร้างองค์กร ว่ามีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง ลำดับชั้นเยอะเกินไปหรือไม่ มีโครงสร้างหรือแผนกน้อยเยอะเกินไปหรือไม่ ถ้าคำตอบคือ ไม่ ฝ่ายบุคคลต้องเข้าไปคุยกับฝ่ายบริหารและ Line Manage เพื่อปรับโครงสร้างเพื่อสอดคล้องกับธุรกิจที่เราจะไป เช่น เรากำลังจะเพิ่มทำธุรกิจขายสินค้า Online platform ก็มาดูว่าเราจะสร้างโครงสร้างเพิ่ม ต้องเพิ่มตำแหน่งใดบ้าง แต่โครงสร้างไหนที่กำลังจะหายไป และเราจะเตรียมการรองรับอย่างไร
กลยุทธ์ ว่ามี Vision Mission ที่มีทิศทางชัดเจน หรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ แล้วฝ่ายบุคคลมอง Vision Mission ว่าไม่สอดคล้อง ก็อาจทำอะไรมากไม่ได้ได้ เพราะบางที Vision Mission นั้นได้ออกมาจากฝ่ายบริหาร กรณีที่ฝ่ายบุคคลสามารถคุยกับฝ่ายบริหารได้อาจแจ้งให้วาง Vision Mission ใหม่ ซึ่งอาจจะร่วมกับแผนก Strategy หรืออำนวยการจัด Workshop เพื่อปรับเปลี่ยน หรือหากมองว่าบริษัทไม่มี อาจจ้างบริษัทที่ปรึกษา (Consultant Agency) มาช่วยสกัดและวิเคราะห์ก็ได้เช่นกัน (ดูเพิ่มเติม การว่าจ้างที่ปรึกษา HR และพัฒนาองค์กร มีผลดีอย่างไร)
กระบวนการทำงาน ว่ามีความซับซ้อนเกินไปไหม มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยงานทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ ทิศทางในอนาคตเราจะมีเทคโนโลยี หรือการหาบริษัทที่ปรึกษาอะไรเข้ามาใช้ และมีผลต่อการจ้างงาน การลด Man hour หรือการจัดหาอัตรากำลังแบบชั่วคราว (Gig worker) ซึ่งส่งผลต่อการแผนกำลังคน (Workforce Plan) ต่อไปได้
กระบวนการตัดสินใจ มีระดับขั้นตอนเยอะหรือไม่ ระบบการอนุมัติและตัดสินใจ รวมถึงการกระจายอำนาจ เหมาะสมกับองค์กรของเราในขณะนี้หรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ เราอาจทำการปรับระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น (Lean process) ถ้าให้เข้าใจคือการปรับตัวอำนาจดำเนินการของบริษัทให้สอดคล้องกับการอนุมัติ
เทคโนโลยี ที่เราใช้ปัจจุบันนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ ไม่ต้องหาเทคโนโลยีอะไรมาทดแทนหรือเพิ่มความสามารถในการทำงาน ถ้าคำตอบคือไม่ ทางบริษัทยังไม่มีนโยบายการทำ Digital transformation เราอาจจะพัฒนาคนของเราเองให้เตรียมพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงไปก่อน แบบไม่ต้องรีบร้อน เช่น การส่งเสริมการทำงานจากที่ใดก็ได้ (Work from anywhere) การอนุมัติการขาดลามาสายแบบออนไลน์ การสร้างกลุ่ม Line ในการสื่อสาร และให้ข้อมูลเพื่อเตรียมความพร้อมกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง (เช่น การจะจัดกิจกรรม Online เพื่อเพิ่ม engagement ให้กับพนักงาน)
บุคลากร พนักงานและผู้บริหารมีเพียงพอต่อการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ มีทักษะความรู้ต่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคตหรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญของบุคคลที่ต้องพัฒนา อบรม หรือสร้างกระบวนการเรียนรู้การเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน เพื่อให้พร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น เช่น การสร้างหลักสูตรอบรม Change Management สร้าง Change agent หรือการจัดกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อกระตุ้นให้พัฒนาทราบว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง อาทิ Town Hall, CEO Talk เป็นต้น
วัฒนธรรมองค์กร ปัจจุบันวัฒนธรรมองค์กรของเรามีความเหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่ ในฐานะฝ่ายบุคคลอาจใช้ Model ต่างๆ เช่น Culture canvas, Leadership model เข้ามาวิเคราะห์ดูครับ ว่าผู้บริหารและพนักงานเราเป็นไปตามวัฒนธรรมองค์กรที่เราต้องการหรือไม่ครับ โดยเราอาจจัด Workshop ร่วมกับพนักงานและผู้บริหารเพื่อสกัด วัฒนธรรมองค์กรร่วมที่เกิดขึ้น ณ ปัจจุบัน และสิ่งที่องค์กรอยากให้มีครับ แล้วจัดทำแผนพัฒนา หรือ Culture Journey ต่อไปครับ (ดูเพิ่มเติม วัฒนธรรมองค์กร มีกี่แบบ และแบบไหนที่จะทำให้องค์กรอยู่รอด)

จากคำถามทั้ง 7 ข้อ ถ้าคำตอบส่วนใหญ่ว่าใช่ ขอแสดงความยินดีฝ่ายบุคคลไม่ต้องเหนื่อยมากครับ แต่ถ้าคำตอบคือ ไม่ เป็นส่วนใหญ่ก็มาหาทางจัดการความเปลี่ยนแปลง (Change Management) กันตามที่แนะนำดูครับ