โครงสร้างองค์กร คืออะไร ทำไมต้องมี และมีกี่แบบ?

โครงสร้างองค์กร (Organizational Chart) คือ แผนผังองค์กร  หรือ แผนภาพที่แสดงลำดับชั้นของการรายงานถึงความสัมพันธ์ของ ธุรกิจ รัฐบาล หรือองค์กร ดังนั้นแผนผังองค์กร มีการใช้งานที่หลากหลาย และสามารถจัดโครงสร้างได้หลายแบบ โดยใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการ การสั่งการและวัตถุประสงค์ในการวางแผน หรือกำหนดสายการบังคับบัญชาระดับบุคลากร เป็นต้น โดยเราสามารถสร้างแผนผังองค์กรนี้ได้ง่ายๆ ผ่านเครื่องมือที่เราถนัดไม่ว่าจะเป็น PPT (PowerPoint) หรือ บนแพลตฟอร์มออนไลน์ อย่าง SmartDraw 

ทำไมต้องมี โครงสร้างองค์กร (Organizational Chart)

สำหรับองค์กรหรือผู้ประกอบการ กล่าวได้ว่า เพื่อเป็นแสดงความรับผิดชอบในการทำงานและความสัมพันธ์ในการรายงาน และช่วยให้ผู้นำสามารถจัดการการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ร่วมช่วยให้พนักงานเข้าใจได้ดีขึ้นว่างานของพวกเขาเหมาะสมต่อองค์กรและมองเห็นการเติบโตของตนเองในอนาคต รวมถึงพนักงานในองค์กรเองก็สามารถนำเสนอข้อมูลต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นของสายงานต่างๆ ได้ถูกต้อง

สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล กล่าวได้ว่าในการสร้างโครงสร้างองค์กร (Organizational Chart) ยังสามารถต่อยอดในการจัดทำ Job Description (JD) หรือ คำบรรยายลักษณะงาน ในแต่ละกล่องงานของโครงสร้างให้ชัดเจนเพื่อใช้ในการสรรหารวมถึงการจัดทำโครงสร้างเงินเดือน  อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวิเคราะห์กำลังพล (Manpower) และสามารถกำหนด Budget ในการรับพนักงานในปีหรือในปีถัดๆ ไปได้

การจัดโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) ต้องดูอะไร

• • • กำหนดกลุ่มงาน : แยกลักษณะงานให้ชัดเจน ว่าในองค์กรของเราทำงานอะไรบ้างและลักษณะงานเป็นเช่นไร อาทิ
      • กลุ่มงาน Support ได้แก่ HR, Admins, บัญชี, การเงิน
      • กลุ่มงานขาย เช่น Sales, AE, Co-Sales   
      • กลุ่มปฏิบัติการ เช่น ช่าง, พนักงานพัสดุ, พนักงานนับสต๊อค, พนักงานร้าน เป็นต้น

• • • สายการบังคับบัญชา : กำหนดสายการบังคับบัญชาให้เป็นระดับให้ชัดเจน ว่าจะต้องทำการรายงานหรือสรุปการทำงานที่ตำแหน่งใด เพื่อสร้างให้พนักงานรู้ขอบเขตของงานและอำนาจการตัดสินใจในงานของตนเอง
      

รูปแบบโครงสร้างองค์กร มีกี่แบบ

ทั้งนี้เองรูปแบบโครงสร้างองค์กร (Types of organizational structures) ได้ถูกนิยามไว้ถึง 7 รูปแบบ ได้แก่

1. โครงสร้างองค์กรแบบลำดับขั้น (Hierarchical org structure) จะเป็นโครงสร้างแบบปิระมิด คือ มี CEO อยู่สูงสุดและไล่ลำดับตำแหน่งตามสายงานลงมา
2. โครงสร้างองค์กรตามหน้าที่ (Functional org structure) จะคล้ายกับโครงสร้างองค์กรแบบลำดับขั้น แต่จะขึ้นกับผู้จัดการสายงานของตนเองตามลักษณะงาน
3. โครงสร้างองค์กรแนวนอนหรือแบน (Horizontal / Flat org structure) จะเป็นโครงสร้างที่ทุกตำแหน่งขึ้นตรงกับผู้บริหารทั้งหมด ซึ่งจะรวดเร็วแต่เหมาะสมกับองค์กรขนาดเล็ก
4. โครงสร้างองค์กรตามหน่วยงาน (Divisional ogr structure “market-based, product-based, geographic”) จะเป็นโครงสร้างที่แยกตามสินค้าหรือพื้นที่ เพื่อกำหนดเป้าหมายและกระจายเป้าหมายตามสานงานของตนเอง
5. โครงสร้างองค์กรแบบแมททริกซ์ (Matrix org structure) จะเป็นโครงสร้างที่สายบังคับบัญชาจะข้ามไปมา โดยพนักงาน 1 ท่านอาจมีผู้บังคับบัญชาหลายคนเพื่อส่งมอบงานและกระจายงาน
6. โครงสร้างองค์กรแบบทีมงาน (Team-based org structure) จะเป็นโครงสร้างที่ไม่กำหนดสายบังคัญชาในทีม แต่จะเป็นกลุ่ม และสายบังคับบัญชาเองจะวิ่งเข้าหาผู้บริหาร
7. โครงสร้างองค์กรแบบเครือข่าย (Network org structure) จะเป็นโครงสร้างแบบศูนย์กลางและกระจายออกไปตามภูมิภาค หรือ กลุ่มธุรกิจซึ่งภายในภูมิภาคหรือกลุ่มธุรกิจจะกำหนดโครงสร้างของตนเองอีกที

สรุปได้ว่าโครงสร้างองค์กรเป็นเสมือนพื้นฐานขององค์กร แล้วแบบไหนถึงจะดีคงไม่มีคำตอบที่ชัดเจน แต่ผู้ประกอบการสามารถดูธุรกิจตนเองและลองเทียบกับกลุ่มธุรกิจที่เราอยู่และวางโครงสร้างในทิศทางเดียวกันได้ ทั้งนี้เอง ธุรกิจที่เหมือนกันก็ไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างหรือตำแหน่งที่เหมือนกัน ขึ้นอยู่การออกแบบ และปรับปรุงโครงสร้าง ทั้งนี้หากผู้ประกอบการสนใจการสำรวจและจัดทำโครงสร้างองค์กร สามารถติดต่อ Consync group เพื่อช่วยจัดหา solution ได้