การรับคนเข้าทำงานในบริษัทนั้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ HR นั้น จะเป็นผู้คัดเลือกบุคคลเข้าทำงานตามเกณฑ์ที่กำหนด ฉะนั้นในการรับคนเข้าทำงานจะต้องมีคุณสมบัติ และขอบเขตการทำงาน หรือ Job Description เพื่อให้ผู้สมัครนั้นประเมินตัวเอง และคำนวนค่าจ้างเพื่อต่อรองกับบริษัทได้
Job Description หรือ JD คือ ใบบอกขอบเขตลักษณะของงาน คือ เอกสารที่บอกความละเอียดของงานและความรับผิดชอบในหน้าที่นั้นๆ และเป็นเครื่องมือในการสื่อสารระหว่างผู้ปฎิบัติงานและผู้บังคับบัญชา รวมทั้งบอกคุณลักษณะของพนักงาน ความรู้ความสามารถในตำแหน่งนั้นๆ ในส่วนวัตถุประสงค์ของ job description นั้นจะประกอบไปด้วย
- เพื่อกำหนดคุณสมบัติ หน้าที่ความรับผิดชอบ และขอบเขตการทำงาน
- ใช้เป็นเกณฑ์ในการประเมินผลงาน
- ใช้ในการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน
- ใช้การพิจารณาในการคำนวนค่าแรง เงินเดือน ในตำแหน่งต่างๆ
- ใช้ในการวิเคราะห์ภาระงานและความเหมาะสมของภาระงานกับอัตรากำลัง
องค์ประกอบในการทำ Job Description หรือ ใบบอกลักษณะงาน
- ข้อมูลทั่วไป (เพศ อายุ ประสบการณ์การทำงาน และอื่นๆ)
- โครงสร้างตำแหน่งงานของแผนก
- วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน
- หน้าที่ ความรับผิดชอบหลัก
- การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- คุณสมบัติขั้นต่ำประจำตำแหน่ง และทักษะความสามารถที่จำเป็นต้องมี
วิธีการเขียน Job Description
- เขียนอย่างตรงไปตรงมา ใช้คำสุภาพ สามารถเข้าใจได้ง่าย
- ไม่ใช้คำย่อ และตัวย่อต่างๆ ที่อาจส่งผลให้เกิดความสับสน เพราะผู้สมัครอาจจะไม่คุ้นชิน ในกรณีต้องใช้ตัวย่อ อาจวงเล็บอธิบายว่า ตัวย่อนั้นมีความหมายว่าอย่างไร
- อย่าใช้คำที่คลุมเครือไม่ชัดเจน
- หลีกเลี่ยงภาษาที่ระบุจำกัดเพศสภาพ
- เขียนรายละเอียดเนื้องานที่จำเป็นและเกี่ยวข้อง
- เขียนเฉพาะหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายในปัจจุบัน
ในการเขียน job description หรือใบบอกขอบเขตลักษณะงานนั้น หัวหน้างาน หรือที่เรียกกันว่า Line manager นั้น ต้องมีส่วนร่วมกับฝ่ายงานทรัพยากรบุคคล เพื่อให้ job description นั้นมีความกระจ่างชัดเจน เป็นไปในทางเดียวกัน และเมื่อผู้ปฎิบัติมาทำงานตามตำแหน่งงานนั้น รูปแบบลักษณะของงานรวมถึงขอบเขตงานที่ได้รับ จะตรงและสอดคล้องกับ job description ตามที่ผู้สมัครงานในตำแหน่งนั้นได้ทำความเข้าใจไว้
Uachard Montrivade (เอื้อชาติ มนต์ไตรเวศย์)
Public Relations Manager
CONSYNC Group
Reference: ดร.อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์ มหาวิยาลัยเกษตรศาสตร์
